Spolupráce s účetní – jak si vše zjednodušit?

Rozhodli jste se podnikat a děláte první krůčky? Potom jistě zvažujete i to, zda si vzít nebo nevzít účetní. A jaká je naše odpověď na tuto otázku? Rozhodně je taková, že byste si měli účetní vzít. Z jakého důvodu?

• Ušetří vám peníze
• Budete mít jistotu dodržování zákonů
• Poradí vám

Spolupráce s účetní může probíhat i online

Pokud nevíte, jak funguje taková spolupráce s účetní, musíme říci, že je to velmi individuální. U některých je to složité, u jiných jednoduché. My se společně podíváme na to, jak si vše zjednodušit, aby to fungovalo a bylo to výhodné pro obě strany.

Tištěné dokumenty jsou minulostí

Dnes už je tisknutí různých dokumentů téměř minulostí. Pokud nutně nevypisujete ručně paragony, dá se říci, že všechny faktury, účtenky a jiné doklady realizujete přes počítač, nebo třeba jiný systém. Většina z nich pochopitelně dokáže daná data exportovat do přijatelného formátu, který následně vaší účetní pošlete. Nemusíte tak nejenom nic tisknout, ale také není nutné jí dané dokumenty osobně vozit. Jednoduší jí mailem pošlete příslušný soubor.

Pokud jde o faktury přijaté, tak ty můžete buď ihned přeposílat ve chvíli, kdy vám přijdou. Stejně tak ale máte možnost toho, že ty natištěné oskenujete a následně je pošlete v jednom souboru. Také jednoduché, rychlé a efektivní.

Používejte stejné programy

Druhou cestou, jak si vše zjednodušit je také používání stejných programů. Ideální je zvolit si ten, který používá právě vaše účetní. Díky tomu jednoduše eliminujete to, že byste vygenerovali soubor, který vaše účetní nepřečte. Zároveň máte možnost toho, že jednotlivá data snadno exportujete a vaše účetní si je jenom načte. Rychle, online a pohodlně. Stejně tak nezapomínejme ani na výhody toho, že si může potřebné věci sama a jednoduše importovat. Nemusíte se o nic starat, jenom si budete vést svou základní agendu u sebe, ve svém účetním programu nebo jednoduchém systému. Vaše účetní do něho bude mít přístup a tak si sama vezme to, co bude potřebovat.

Dejte jí plnou moc

Na účetní můžete pochopitelně pohlížet jako na vašeho zaměstnance. Nejenom, že můžete jasně určit, co bude dělat – a za to jí budete platit. Dále nezapomínejte také na to, že jí můžete pochopitelně svěřit i důvěru. Pokud se podíváme na to, jak může spolupráce s účetní probíhat skutečně efektivně a také jednoduše, může být spojena s tím, že jí jednoduše udělíte plnou moc. Její rozsah je jenom na vás a na tom, co budete potřebovat. Pokud se podíváme na hlavní oblasti, které jsou dnes celkem oblíbené, tak může vaše účetní:

• Jednat s úřady
• Podávat jednotlivá přiznání
• Přihlašovat vás k potřebným daním

Díky tomu primárně ušetříte čas spojený s tím, že byste museli dělat vše sami, stejně jako máte jistoty toho, že můžete ušetřit také své starosti. A to zvláštně s ohledem na to, že si musíte udělat čas jak na samotné vyplnění, tak musíte také myslet na to, že je nutné dané dokumenty na úřady donést, nebo je nutné je na ně i poslat. I toto mějte na paměti.

Dodávejte jí jenom to, co potřebuje

Nezapomínejte na to, že je velký rozdíl mezi tím, zda se jedná o účetnictví firmy, nebo se jedná o účetnictví, které je spojeno jenom se soukromým podnikáním. Roli může hrát pochopitelně také to, zda je subjekt například plátcem DPH, nebo má jakékoliv jiné povinnosti. V takových případech je ideální postavit efektivní spolupráci na to, že je účetní posíláno jenom to, co skutečně potřebuje. A to s ohledem třeba na konkrétní daně, nebo i s ohledem na to, o jaké termíny se jedná. I toto může spolupráci výrazně zefektivnit a v konečném důsledku také zlevnit.

Pokud se podíváme na několik ideálních stavů, může jasně dominovat živnostník, který není plátcem DPH a který využívá paušální výdaje. Takový člověk to má v rámci spolupráce s účetní velmi jednoduché. Jak je to možné? Po celý rok se v podstatě nemusí o nic starat, jelikož jeho jedinou povinností je podání daňového přiznání. A to nikoliv podle faktur, ale podle plateb, které v daný rok dojdou na účet. Může tak 1.1 poslat seznam došlých plateb – tedy částek. To je jediná věc, kterou může jeho účetní potřebovat. Výdaje nepotřebuje, stejně jako nepotřebuje ani vystavené faktury. I takto jednoduchá může samotná daňové evidence u živnostníků být.

Fulltime je nejefektivnější

Výše popsané situace souvisí s tím, že si účetní najímáte, jako klasickou službu. Pokud jste větší firma, může se vám vyplatit i to, že účetní zaměstnáte na fulltime, tedy na hlavní pracovní poměr. A tato situace je nejefektivnější. Jak je to možné? Jelikož vám vznikne plnohodnotné účetní oddělení. Vy jako podnikatelé se tedy nemusíte skutečně o nic starat, jelikož si můžete být jisti tím, že vše co se týká účetních dokladů a plateb bude řešit právě ona, v rámci účetního oddělení. Sama se tak postará o to, aby pro ní bylo vše co možná nejefektivnější a vy ji můžete navštívit třeba jenom ve chvíli, kdy budete chtít nechat vyjet informace o tom, jak se vaší firmě daří.