Jak snadno vybrat virtuální kancelář

Sídlo, na kterém bude zajištěn styk s veřejností, musí mít ze zákona každá společnost. Hitem posledních let jsou však tzv. virtuální kanceláře, které se staly předmětem mnoha diskuzí. Je tato služba legální? Co si pod takovou virtuální kanceláří představit? Skýtá nějaké rizika a výhody? A dle jakých parametrů virtuální kancelář vlastně vybrat? Na to se budeme snažit odpovědět v následujícím článku.

Zázrak jménem virtuální kancelář

Virtuální kancelář je vlastně adresa, kterou máte v obchodním rejstříku zapsanou jako sídlo společnosti. Jedná se o naprosto legální způsob zvýšení prestiže vaší firmy a snížení četnosti kontrol z finančních úřadů. Virtuální sídla nabízejí společnosti za malý poplatek na luxusních adresách, kde byste za klasickou kancelář zaplatili i několik desítek tisíc měsíčně. A komu dají klienti přednost? Firmě, která má své sídlo v zapadlé vesničce Horní – Dolní nebo společnosti, která se může pochlubit sídlem na atraktivní adrese v centru Prahy, či v jiném velkém městě? Na tuto otázku, ať si odpoví každý dle vlastního vědomí a svědomí. Společností, které nabízejí službu virtuální kanceláře je na českém trhu velká spousta. Jak si tedy vybrat virtuální sídlo aby splňovalo vše, co od něj podnikatel i jeho klienti očekávají? To vám poradíme na následujících řádcích.

Prestižní adresa je základ

Virtuální kancelář byste měli hned v prvopočátku vybírat dle adresy, na které se nachází. Sázejte na jistotu a vybírejte města, jakými je například Praha nebo Brno. Sáhnout můžete i po moravskoslezské metropoli Ostravě, která se těší také nemalému zájmu. Získejte dostatek informací o tom, kde se prostory nachází. Je zde zajištěná kvalitní dopravní dostupnost? Nejedná se o zastrčené staré komerční prostory, působí zchátralým dojmem? Vsaďte na známé adresy, zjistěte, kde je nejbližší metro, či zastávka tramvají. Prestižní adresa je zkrátka základem úspěchu. Její výběr proto nepodceňujte.

Styk s veřejností

V sídle společnosti musí být dle zákona zajištěn styk s veřejností. Co si pod touto – takřka magickou formulací můžeme představit? Místo, na kterém bude zajištěno přebírání pošty i případný styk s orgány veřejné správy. Na tuto službu nesmíte při výběru virtuálního sídla zapomenout. Pokud byste tak učinili, mohli byste se dopustit protiprávního jednání. Naštěstí již téměř všechna virtuální sídla nabízí přebírání pošty. Někde vám ji přepošlou na domluvenou adresu, někde otevřou, nascanují a pošlou mailem.

Styk s klienty

Je pochopitelné, že pokud se vás rozhodne klient navštívit ve vaší virtuální kanceláři, s největší pravděpodobností vás tam nezastihne. Vždy by zde však měla být příjemná a usměvavá sekretářka, která věrohodně vysvětlí důvod vaší nepřítomnosti a následně vám s klientem domluví schůzku. Součástí virtuálních sídel jsou totiž také zasedací místnosti, ve kterých můžete probrat vše podstatné. V zasedačkách bývá často zajištěn také veškerý servis a obsluha.

Označení sídla společnosti

I v případě virtuálního sídla byste měli trvat na tom, aby byl název vaší společnosti uveden u vstupu do objektu. Někde se můžete dokonce setkat s garancí počtu firem, které mohou „virtuálně sídlit“ v dané budově. Označení sídla je nezbytné proto, aby vás našli nejen klienti, ale také pošta nebo úředníci veřejné správy.

Je cena rozhodujícím faktorem?

Vybírat si virtuální sídlo dle ceny je často velmi nešťastná volba. I když můžete narazit na sídla, u kterých nezaplatíte měsíčně více, než pár stovek, můžete si být jisti, že v této ceně rozhodně není zahrnut standard, který byste měli u této služby požadovat. Ve finále za doplňkové služby zaplatíte více, než kdybyste dali přednost dražší virtuální kanceláři, jejíž cena by však zahrnovala veškerý standard i něco navíc.