Terapeut, stratég, archivář… čím vším je projektový koordinátor?

Hledáte novou práci a přemýšlíte o pozici projektového koordinátora? Nebo se jen u vás ve firmě takové místo uvolnilo a management chce místo obsadit někým interním? V článku vám přineseme několik pozic, které se všechny schovávají za pojmem projektový koordinátor.

Koordinátor projektu je v projektu „dvojkou“ hned po projektovém manažerovi. Zatímco projektový manažer řídí projekt jako celek a zodpovídá se vedení společnosti za výsledky projektu, koordinátor je v těsném kontaktu s projektovým týmem. Musí dohlížet na realizaci jednotlivých kroků projektu podle plánu a pro projektový tým je první instancí, na kterou se členové týmu obrací.

Projektový koordinátor musí mít přehled hned v několika oborech, aby mohl správně odpovídat na dotazy kolegů, zároveň mít pod kontrolou finance a často ještě zvládat komunikaci se zákazníkem. Motá se vám hlava, jen když obecnou náplň práce čtete?  Nemusí. Projektoví koordinátoři jsou také jen lidé, a tak pro svou práci často využívají různé projektové nástroje, ve kterých shromažďují veškeré informace od členů týmu, projektového manažera a také informace o samotných zákaznících. Projektové nástroje pomáhají, ale samy o sobě z vás dobrého koordinátora projektu neudělají.

Jaké pracovní pozice budete jako projektový koordinátor zastávat?

1.      Terapeut sobě i celému týmu

Jako koordinátor projektu budete poměrně často vystaveni stresovým situacím, a to nejen ze strany svého nadřízeného, ale i členů týmu nebo zákazníků. Projektu se zkrátka může v jednu chvíli velmi dobře dařit v marketingu, ale zároveň se po finanční stránce může odchýlit od plánu výdajů pro daný měsíc.

Jako koordinátor musíte takovou situaci dobře vyhodnotit a na základě dat a předpokládaného dalšího vývoje se rozhodnout, jaký bude následující krok. Zároveň vás takové momenty nesmí vyvést z rovnováhy. Budete tak muset umět být sám sobě terapeutem a udržovat si od stresových situací vnitřní odstup. I v týmu se můžou objevit různé animozity nebo prostě jen špatné dny, které budete se svými kolegy řešit. Odměnou za vaše trpělivé naslouchání vám bude jejich osobní pohoda, ale také lepší fungování projektového týmu.

2.      Stratég, někdy skoro vojenský

Strategie a plánování jsou nutnost při koordinaci jakéhokoliv projektu. Od svého nadřízeného víte, čeho chcete projektem dosáhnout, ale je právě na vás, abyste rozplánovali jednotlivé kroky. Time management se stane vaším druhým jménem. Musíte mít představu o časové dotaci na dílčí činnosti členů týmu a také umět reálně posoudit, zda je lze efektivně rozložit v rámci běžné pracovní doby. Zároveň je dobré skutečně strávený čas nad úkoly zpětně vyhodnocovat. Zjistíte tak, zda nejsou kolegové pod příliš velkým tlakem nebo jestli by toho v daném čase nezvládli přece jen o něco více.

Ani v tomto případě však nemusíte vytvářet složité tabulky a nutit kolegy zapínat a vypínat stopky na mobilu, kdykoliv začnou s úkolem nebo práci na něm na pět minut přeruší. Naštěstí se lze i v tomto případě spolehnout na různé aplikace nebo online nástroje, ke kterým budete mít přístup odkudkoliv, a k jednotlivým úkolům rovnou přidělíte předpokládaný čas na jejich dokončení.

3.      Mediátor a komunikátor

Dobrá komunikace je klíčem k úspěchu napříč obory a na pozici projektového koordinátora to platí dvojnásob. U vás se totiž budou sbíhat všechny informace různého charakteru z odlišných oddělení. Bude jen na vás, abyste vyhodnotili, které jsou pro ostatní kolegy skutečně důležité a v jasné formě jim je předali.

Ideálně informace předávejte písemně, případně si po schůzkách s kolegy udělejte shrnutí s jednotlivými úkoly a poznámkou, kdo je má řešit a jaký mají termín. Vyhnete se pak nekonečnému dohadování, kde bude stát tvrzení (vaše) proti tvrzení (kolegy).

Takové debaty totiž projekt nikam neposouvají, a ještě negativně působí na atmosféru v týmu. Mediátorem se stanete ve chvíli, kdy bude potřeba dojednat podmínky s potenciálním zákazníkem nebo vysvětlit potřeby týmu a projektu manažerovi. Nezapomeňte si k takovému jednání vždy přinést relevantní podklady. Ta správná data jsou totiž většinou to, co vám pomůže přinést do vyjednávání fakta.

4.      Archivář

Kromě toho, že jako projektový koordinátor budete informace distribuovat, budete také projektovým „archivářem“. Informace se tak ve výsledku vrátí zpátky k vám, ať už v podobě smlouvy, faktur nebo jakékoliv jiné projektové dokumentace.

Součástí vaší práce tak bude vedení a správa projektové dokumentace, kdy je kladen velký důraz na systematický přístup. Jestli si budete zakládat dokumenty do šanonu nebo je budete mít vedené v elektronické podobě, je na vás. Pokud vás však bude v týmu víc a budete mít např. obchodní zástupce cestující po republice nebo po kraji, doporučujeme vést dokumentaci elektronicky.

Proč? Protože papírové dokumenty se můžou poškodit, ztratit nebo být úplně jinde, než byste právě potřebovali. Klasickým příkladem je, když se hledá smlouva se zákazníkem XY, o které po pěti telefonátech zjistíte, že ji má v autě obchodní zástupce XY už několik dní, protože zatím neměl cestu do kanceláře.