Co je základem úspěšné konference?

Čeká vás pořádání konference, kongresu či jiné události, prostřednictvím níž chcete nejen předat informace, ale také udělat dojem na návštěvníky? Pak byste si měli dát záležet s plánováním akce, jelikož v přípravách tkví polovina úspěchu.

Jenže co všechno vlastně připravit, aby kongres proběhl hladce a především tak, aby na něj účastníci ještě dlouho nezapomněli? Se vším poradit rozhodně nelze, protože jednotlivé akce se od sebe liší. Následujícím aspektům byste však pozornost věnovat měli.

1. Řečníci

Co chcete účastníkům konference sdělit? Co by si měli především odnést? A máte k dispozici člověka, který vaši myšlenku dokáže pořádně prodat? Nejhorší jsou ty konference, kde člověk jen sedí a poslouchá monotónní vyprávění. Připravte si proto poutavou prezentaci i vyprávění, zapojujte občas účastníky a zkuste vyprávět příběh, který je nějakým způsobem zasáhne. Nezvládnete to? A nebylo by pak lepší si najmout odborníky než si udělat ostudu? Forma podání obsahu je na každé akci takového rázu klíčová, vždyť proto se konference koná – abyste předali informace.

2. Místo

Nemáte ve firmě dostatečné prostory? Využijte pronájem prostor v nějakém hotelu, penzionu nebo jiné budově se zasedacími místnostmi. Bývají zpravidla plně vybavené potřebnou technikou, někde se dá objednat i občerstvení. Plánujete-li vícedenní konferenci, popřemýšlejte o tom, aby měli vaši hosté v blízkém okolí co dělat. Po celém dni sezení se budou chtít jít někam protáhnout, ať už je to zahrada či wellness centrum. Všichni účastníci by také měli mít možnost na místě zaparkovat.

3. Občerstvení

I kdyby vaše konference trvala pár hodin, nachystejte účastníkům aspoň kávu a malý zákusek. Na akcích tohoto druhu je to běžné, občerstvení navíc dodá lidem energii, takže nebudou během vaší prezentace usínat.

Tři výše uvedené věci jsou samozřejmostí, ovšem co dál zařídit? Chcete-li zaujmout, přichystejte cokoliv extra. Nemusí se přitom jednat o žádný drahý zážitek – co třeba naservírovat účastníkům v horkém dni zmrzlinu? Jistě sami něco adekvátního vymyslíte. A pokud si netroufáte, požádejte o pomoc nějakou agenturu, která má s pořádáním konferencí zkušenosti.