Účetní programy – jaké zvolit na vystavování faktur?

Každý, kdo se rozhodne podnikat, musí čas od času nějakou tu fakturu vydat. A to z toho důvodu, že právě na základě vystavené faktury dojde k proplacení poskytnutých služeb. Faktura je tedy primárně podkladem k platbě, na jejímž základě dojde k proplacení. Ten, komu byla služba dodána, si danou fakturu dá do účetnictví, díky čemuž si může snížit daňový základ. My se nyní podíváme na to, jaké dnes existují účetní programy a co pro vás může být to nejlepší.

Vystavujete hodně faktur a potřebujete robustní účetní programy?

Máte v plánu byznys, který bude spojený s tím, že budete faktur vystavovat každý den hned několik? V takovém případě je rozhodně dobré zvolit některý z propracovaných a robustních programů. Takové účetní programy dnes pochopitelně neslouží jenom k tomu, abyste pomocí nich fakturu vystavili. Slouží také k tomu, že díky nim můžete snadno vést celé účetnictví a mít tak dokonalý přehled o všem, co se ve vaší firmě v souvislosti s penězi jenom stane. Když se podíváme na dvě možnosti, které na trhu dominují, je to:

• Pohoda
• Money

Účetní programy ulehčší mnoho práce firmám i živnostníkům

Oba máte možnost využívat i v případě, kdy jste jenom menší živnostník. Zde potěší, že v omezeném režimu je k dispozici verze, která je zcela zdarma. Když se ale vaše firma rozjede, je třeba si program, tedy plnohodnotnou licenci koupit. A kolik stojí? Počítejte s investicí v řádu několika tisíců korun.

Jste jenom menší živnostník?

Pokud jste jenom klasickým živnostníkem, potom máte možnost využívat třeba základní verze výše zmíněných programů. Pokud jsou pro vás ale příliš rozsáhlé a komplikované, je samozřejmě možné využít i jiných variant. A to variant mnohem jednodušších, které však také odvedou danou práci přesně tak, jak mají. Když se také podíváme na dva hlavní a konkrétní příklady, patří sem tyto:

• Fakturoid
• Idoklad

Oba dva jsou v něčem unikátní, a to především v tom, že jsou k dispozici online. A co to pro vás znamená? Že veškeré vaše faktury máte uloženy na internetovém serveru. To pochopitelně znamená jak jistotu, že o ně díky zálohám nepřijdete, ale je to spojeno také s jistotou, že se k nim dostanete odkudkoliv. Stačí se připojit k internetu a přihlásit. Lehkým negativem obou možností je to, že ani tyto účetní programy nejsou zcela zdarma. Pokud máte jenom pár faktur, pravděpodobně vám stačit mohou. Když jich ale budete vystavovat více, nebo budete hledat další služby, je třeba si připlatit. A to za jeden z konkrétních tarifů.

Stáhněte si klasickou šablonu

Co když máte ročně skutečně jenom pár faktur pro pár odběratelů? Potom se mohou účetní programy jevit celkem jako zbytečné. Zvláště v jejich placených verzích. Jak tedy celou situaci řešit v tomto konkrétním případě? Ani zde se nemusíte obávat ničeho složitého. Dnes si lze na internetu stáhnout i různé šablony faktur. Mohou být například uložené v editovatelném PDF souboru, který jenom upravíte podle svých požadavků. Tato možnost mnohdy dokáže potěšit i tím, že má celkem povedený design. Stejně tak ale není problém pořídit si šablony faktur v jiných souborech, jako je:

• Microsoft Word
• Microsoft Excel

Výhodou této možnosti je to, že dané šablony jsou zcela zdarma, stejně jako to, že do nich vždy jenom vepíšete potřebné údaje a uložíte, nebo vytisknete. Nevýhodou však je to, že musíte vždy myslet na svou kopii. A tu si buď někde uložíte, nebo si ji vytisknete a založíte. Tato možnost totiž není spojena s tím, že by byl někde vytvořený seznam faktur, nebo jejich záloha. Při pár faktur ročně, pro stejné osoby, se jedná o možnost vcelku dobrou. Pokud to ale s podnikáním myslíte vážně, nijak výrazně tuto možnost nedoporučujeme. A to hlavně proto, že o svých dokladech nemáte zase až takový přehled.

Jsou i další možnosti?

Ptáte se, jestli existují i další možnosti, když mapujeme účetní programy? Určitě ano. První z nich se týká různých dostupných menších programů, které jsou buď starší, nebo se jedná o práce pro osobní potřeby, které ale byly uvolněny dále. V takovém případě ale doporučujeme být obezřetní. A to hlavně proto, že dané programy nemusí mít podporu, nemusí být aktualizované a dříve nebo později mohou být zcela staženy z trhu. To jsou poměrně velká rizika a je na zvážení každého, zda do nich půjde.

Poslední možnost je spojena s tím, že je konkrétní účetní program integrován v jiném systému, který používáte. Jako příklad můžeme uvést internetový obchod, kdy mnoho poskytovatelů nabízí již plnou automatizaci, která je spojena právě s tím, že budou faktury automaticky generovány. S ohledem na jednoduchost a rychlost, je to rozhodně velmi dobrá možnost, kterou můžeme zařadit do skupiny těch, které doporučujeme. Pozor ale na to, aby šlo v rámci systému vytvořit i jinou fakturu, než za prodej zboží. Zvláště, pokud máte hned několik oborů činnost a fakturujete tedy i jiné věci. A pochopitelně chcete mít vše v jednom jediném systému, jelikož všechny faktury musíte při tvorbě přiznání pochopitelně sečíst dohromady.