Jak uspořádat úspěšnou konferenci?

Konference představuje skvělý způsob, jak prezentovat firmu jako autoritu v daném oboru, dostat se do všeobecného povědomí a získat důležité kontakty. Připravte se však na to, že jde o organizačně náročnou záležitost. Čeká vás shánění prostorů, vymýšlení programu, zajištění jídla a pití a další specifické činnosti.

Program musí být dokonalý

Dobrou konferenci dělají vhodně zvolené konferenční prostory a mistrně sestavený program. Chcete-li na účastníky zapůsobit, nepodceňujte výběr místa a řečníků. Tyto dva aspekty jdou ruku v ruce a jsou naprosto klíčové.

Jen pro představu – ani ten nejlepší hotel v Praze nevymaže vzpomínku na neschopného spíkra a nudný program. A platí to i opačně – zkušený moderátor nepřebije pachuť nepříjemného prostředí.

Konferenční salónek Memphis v Hotelu Belvedere

Co se výběru řečníků týče, je třeba si uvědomit, pro jakou cílovou skupinu konferenci pořádáte. S ohledem na to volte profesionály z řad korporací i menších společností. Budete mít jistotu, že si na své přijdou všichni hosté. Program by měl odpovídat složení a úrovni znalostí posluchačů.

Roli hrají maličkosti

Pronájem sálu v Praze zajištěn, spíkři potvrdili svou účast… co ještě je třeba udělat, aby konference dopadla na výbornou? Zaměřte se na zdánlivě nepodstatné detaily, které společně tvoří kompaktní celek.

Menší konferenční salónek Letná v Hotelu Belvedere

Ale co si pod drobnostmi a maličkostmi představit? Třeba jmenovky účastníků, které jim usnadní vzájemné seznamování a získávání nových kontaktů.

Chcete-li přednášky propojit s diskuzemi, je pravděpodobné, že na dotazy všech účastníků nezbude čas. Proto jistě ocení, když jim během přestávek nebo po konferenci umožníte setkání v openspace.

A samozřejmě jídlo a pití. Špičkový catering pozvedne úroveň akce o třídu výše. Zajistěte dostatek čerstvých potravin a nealkoholických nápojů. A nezapomeňte přitom na vegetariány a vegany!