Jak zvládnout time management v 10 jednoduchých krocích

Proč toho někteří lidé stihnout více, než ostatní? Také vám to vrtá hlavou? Pravděpodobně za to může jejich měkká dovednost – time management. Co to vlastně ten time management je a jak v něm být úspěšní? To bude součástí následujících řádků! Prozradíme si základní pilíře této dovednosti a v 10 jednoduchých krocích prozradíme, jak ho zvládnout na jedničku!

Jedna z velmi mála věcí, která je na světě opravdu spravedlivá, je právě čas.

Time management v praxi

Co si představit pod pojmem „time management“? Jde vlastně o efektivní řízení času, s nímž dennodenně pracujeme. Možná se vám zdá, že někteří lidé mají více času než ostatní. Ve skutečnosti máme každý tolik času, kolik si dokážeme sami vyšetřit. A právě k tomuto nám poslouží profesionální zvládání time managementu. Naučit se plánovat efektivně svůj čas by mělo patřit k prvním měkkým „soft skills“, které by si měl člověk perfektně osvojit. Jak ale na to?

10 kroků k úspěšnému time managementu:

Abyste dokázali time management ovládat na opravdu vysoké úrovni, je dobré držet se následujícího „desatera“, které vám může být praktickým rádcem i každodenním pomocníkem:

Krok č. 1: Stanovte si cíle

Nejdůležitější částí je stanovení cílů. Potřebujete toho dnes stihnout opravdu hodně? Rozkouskujte si větší úkoly na menší cíle a postupně se prokousávejte jejich plněním. Nezapomínejte se za každé splnění úkolu odměnit – byť třeba jen maličkostí.

Krok č. 2: Určete priority

Sesumírujte si úkoly, které dnes chcete a MUSÍTE stihnout. Těm, které musí být bezpodmínečně splněny, přiřaďte nejvyšší prioritu. Pomoci vám může třeba tabulka v excelu nebo lístečková metoda v kalendáři či diáři. Při plnění úkolů začínejte těmi s nejvyšší prioritou a postupně se prokousávejte k těm, které mají prioritu nižší.

Krok č. 3: Vybudujte plány

Nestíháte? Nepanikařte! Raději si sestavte krátkodobé i dlouhodobé plány! Potřebujete dořešit obsahovou strategii pro klienta? Vyčleňte si na ni větší časový úsek a zahrňte ji do střednědobého plánu. Plnění plánu průběžně kontrolujte a případné nedostatky okamžitě napravte.

Krok č. 4: Vytvořte si seznam

Jer úplně jedno, jestli půjde o ručně psaný seznam denních úkolů nebo si dáte tu práci a seznam vytvoříte v Excelu či jiném chytrém prográmku. Jakmile úkol splníte, odškrtněte si ho nebo označte jako hotový. Kromě denních plánů se vyplácí vytvářet také seznam na týden nebo měsíc. Nebudete mít tolik věcí v hlavě, ale na papíře či monitoru, kde je budete mít neustále na očích.

Krok č. 5: Rozplánujte si den

Ještě večer si sepište vše, co musíte následující den splnit a časově si činnosti rozvrhněte. Vypozorujte na sobě, kdy v průběhu dne jste nejaktivnější, kdy vám jde práce nejlépe a snažte se nejdůležitější úkoly plánovat právě na tuto dobu. Pokud víte, že hned po probuzení máte síly na rozdávání, začněte den nejobtížnějšími úkoly. V opačném případě je nechte až na odpoledne či večer.

Krok č. 6: Využívejte efektivních nástrojů

Pomáhejte si díky moderní technice a jejím výdobytkům. Efektivně organizujte čas pomocí online nástrojům, klasický papírový kalendář nebo diář vyměňte za ten elektronický a ušetřete spoustu drahocenných minut.

Krok č. 7: Delegujte

Nemusíte všechno zvládat sami! Raději některé úkoly delegujte na ostatní a získejte opět drahocenný čas. Na základě zvolených priorit si vyberte takovou činnost, která je pro vás nejdůležitější, kterou ovládáte nejlépe a která vás nejvíce naplňuje. Veškeré ostatní povinnosti poté můžete delegovat dalším lidem, kteří je budou vykonávat mnohem efektivněji.

Krok č. 8: Nepřepínejte se

Dva dny nespíte a tlučete do klávesnice, abyste byli po zbytek týdne prakticky k nepoužití. Spánek, stejně jako aktivní odpočinek je nezbytnou součástí pracovního dne. Pomáhá vám zregenerovat se, obnovit síly a načerpat novou energii pro plnění dalších výzev a úkolů. Proto si raději ráno dříve přivstaňte, než abyste pracovali do půlnoci a pak odpadli hotoví do peří.

Krok č. 9: Naučte se říkat „NE“

Nemusíte zvládat všechno, co na vás ostatní „navalí“. Pokud víte, že je to nad vaše síly, zadaný úkol se neztotožňuje s vaším přesvědčením, nemáte pro něj dostatek sil, času nebo zkušeností, jednoduše jej odmítněte. Zpočátku to bude těžké, postupem času si ale zvyknete nejen vy, ale také vaše okolí.

Krok č. 10: Zbavte se rušivých elementů

Máte na ploše věčně otevřený e-mail, sociální sítě a na stole neustále vibrující telefon? Dost! Věnujte se pouze jedné činnosti, na kterou zaměříte veškerou svou pozornost a ostatní odstraňte! Mail zkontrolujete ráno, v poledne a večer a na SMS zprávy odpovídejte po skončení pracovní doby. Roztříštěná mysl a těkající myšlenky totiž dokážou zcela zhatit váš dobře nastartovaný den.

Jak jste na tom s time managementem vy?